Procedimento para Contato com Órgãos Públicos da Clube da Inclusão

1. Introdução

Este procedimento estabelece diretrizes para o contato da Clube da Inclusão com órgãos públicos, garantindo conformidade com a legislação vigente, transparência e integridade em todas as interações.

2. Princípios Gerais

  • Legalidade e Transparência: Todas as interações devem ser realizadas conforme as leis anticorrupção e regulamentos aplicáveis.
  • Registro e Rastreabilidade: Todo contato deve ser documentado e arquivado para auditoria e controle interno.
  • Ética e Impessoalidade: O relacionamento com agentes públicos deve ser conduzido de forma ética, respeitando os princípios da administração pública.

3. Autorização e Responsabilidades

  • Apenas colaboradores previamente autorizados pela diretoria podem interagir com órgãos públicos em nome da empresa.
  • Toda comunicação oficial deve ser validada pelo setor responsável antes do envio.
  • Qualquer solicitação recebida de um órgão público deve ser imediatamente comunicada à diretoria para análise e resposta adequada.

4. Procedimentos para Interação

4.1 Reuniões e Contatos Telefônicos

  • Toda reunião deve ser agendada oficialmente e registrada em ata.
  • O conteúdo discutido deve ser documentado e enviado aos envolvidos para ciência.
  • Sempre que possível, um segundo representante da empresa deve estar presente para garantir a conformidade da interação.

4.2 Comunicação Escrita

  • Toda comunicação escrita deve ser feita por e-mail institucional ou correspondência oficial.
  • É proibido o uso de canais informais, como aplicativos de mensagens, para tratar de assuntos oficiais.

4.3 Participação em Licitações e Contratos Públicos

  • Todas as participações em processos licitatórios devem seguir rigorosamente os requisitos do edital e a legislação aplicável.
  • Nenhum colaborador pode oferecer vantagens indevidas para obter benefícios em contratações públicas.

5. Registro e Monitoramento

  • Todas as interações devem ser registradas e arquivadas pelo setor responsável.
  • A empresa realizará auditorias periódicas para garantir a conformidade com este procedimento.

6. Canal de Denúncias

Caso qualquer colaborador identifique irregularidades ou suspeita de conduta inadequada em interações com órgãos públicos, deve reportar imediatamente através do canal de denúncias da empresa. O sigilo e a proteção do denunciante serão garantidos.

7. Penalidades e Consequências

O descumprimento deste procedimento pode resultar em sanções disciplinares, incluindo advertências, suspensão ou desligamento, além de possíveis sanções legais conforme a legislação vigente.

8. Atualização e Validade

Este procedimento será revisado periodicamente para garantir sua efetividade e alinhamento com as normas e melhores práticas.